Sistema de control de gestión para la Empresa de Distribución Eléctrica LuzLinares S.A.

Abstract

En los últimos años las empresas se han tenido que adaptar a las nuevas exigencias de los mercados para administrar sus recursos, ya que cada vez se habla mucho más sobre el control que deben ejercer los administradores sobre las organizaciones. En la actualidad tanto las empresas privadas, públicas y otros tipos de organizaciones tienen la necesidad de controlar lo ejecutado en su actividad diaria, más específicamente, controlar los resultados alcanzados en esta actividad en conformidad con lo planeado anteriormente. Entonces siguiendo al autor Amat, J. (2003, p.26) éste nos señala qué “el control, ya sea poco o muy formalizado, es fundamental para asegurar que todas y cada una de las actividades de una empresa se realicen de la forma deseada y contribuyan al logro de los objetivos globales”. Es por eso, que las empresas de hoy en día necesitan poseer un sistema de información que permita analizar, evaluar y controlar desde una perspectiva global todos sus movimientos para el cumplimiento estratégico y para ello es necesario que puedan contar con un Sistema de Control de Gestión (SCG). Por consiguiente, para comenzar a exponer sobre el SCG., es importante y necesario partir sobre la base de un concepto claro de Sistema de Control de Gestión, porque suele suceder que ha menudo se tiende a confundir este concepto con el de Control de Gestión. Entonces podemos decir que el concepto de Control de Gestión es definido como el proceso por medio del cual los directivos aseguran la obtención y aplicación eficiente y eficaz de los recursos, para así lograr los objetivos de la organización, mientras qué, el SCG permite unir todas las áreas y departamentos de la organización o empresa, entregando la información necesaria y relevante para la toma de decisiones, con un fin común que es medir los resultados de una gestión respecto al cumplimiento de los objetivos fijados previamente. Así también, encontramos a Amat, J. (2003, p.25) quién nos señala que un SCG está formado por elementos, tales como: el entorno, la cultura organizativa, estilos de comportamiento individual e interpersonal, estructura organizativa, estrategia y resultado.

Además este autor distingue dos perspectivas, a partir de estos elementos, por un lado hace referencia a una perspectiva limitada de lo que significa el “control”, dentro de la empresa, la cual se centra la mayoría de las veces en el cálculo contable de los resultados, y por otra parte, considera una perspectiva más extendida del control, no sólo financiero sino que más bien, abocado a las actividades de la empresa, las cuales están ligadas al comportamiento individual, a la cultura organizacional y al entorno. Por consiguiente, podemos decir que el SCG debe facilitar información, para evaluar si la estrategia anteriormente planteada, se ha ido cumpliendo de manera adecuada al interior de la organización. Así mismo, siguiendo con la idea de SCG encontramos a Medina, A. (2003, p.287-288) quién nos señala, que “al referirnos al control de gestión como un sistema debidamente integrado y enlazado a lo ancho y largo de la organización surge la relevancia del mismo, como fuente de información prioritaria para la toma de decisiones y para visualizar el cumplimiento de la estrategia”. Además nos señala que este Sistema de Control de Gestión como parte del sistema de información de la empresa, está contenido por tres grandes subsistemas muy interrelacionados y que en su conjunto constituyen la base del control de la gestión de la empresa, siendo estos subsistemas el Control Económico Financiero, los Indicadores de Gestión y el Control Presupuestario, los cuales forman la estructura del SCG. Es importante mencionar que estos subsistemas son la base para llevar a cabo nuestra investigación, y por ende, conocer la información emanada por cada subsistema al interior de la organización es de suma importancia para el proyecto. Puesto que el “Control Económico Financiero” es un sistema de control contable, el cual toma datos del pasado mediante la contabilidad de gestión, pudiéndose dividir en dos tipos: “contabilidad financiera” y “contabilidad administrativa”, es ésta última la que nos interesa conocer, dado que es un sistema de información, dirigido a los usuarios internos de la empresa, como los gerentes, subgerentes y todas aquellas personas que deben tomar decisiones dentro de la organización, esta contabilidad se basa en las distintas actividades ejecutadas por la empresa en sus distintas áreas o centros de responsabilidad. Por tanto, es ésta la contabilidad que toma relevancia en el Sistema de Control de Gestión. Por otra parte tenemos el subsistema presupuestario que consiste en comparar en forma periódica, los resultados esperados contra los resultados observados en la práctica. Estos son datos cuantitativos y ordenados de las actividades, y de los resultados a obtener por la empresa a corto plazo, es decir, del futuro mediante una contabilidad proyectiva. Por lo tanto, el “Control Presupuestario” es un sistema altamente formalizado que es excelente para ir comprobando el cumplimiento de la estrategia en la empresa. Y finalmente nos encontramos con el tercer subsistema de “Indicadores de Gestión”, y que se conoce como Cuadro de Mando Integral (CMI), que según Ballvé, A. (2002, p.70) lo define “como un conjunto de indicadores cuyo seguimiento periódico permitirá contar con un mayor conocimiento de la situación de la empresa”. Así también, los autores Kaplan y Norton (1997, p.21) nos señalan además, que el CMI complementa los indicadores financieros y no financieros de la actuación pasada con medidas de los inductores de actuación futura. Estableciendo que los objetivos e indicadores del CMI se derivan de la visión y estrategia de una organización; contemplando la actuación de la organización desde cuatro perspectivas: La financiera, la del cliente, la del proceso interno y la de formación y crecimiento. Estas cuatro perspectivas proporcionan la estructura necesaria para el CMI o Balanced Scorecard. Así mismo, es necesario señalar que si bien un sistema de gestión estratégica como el CMI no garantiza por sí solo la viabilidad y desempeño futuro de una empresa, su ausencia, puede hacer peligrar su eventual continuidad en el tiempo. Por lo que resulta beneficioso para una empresa poder contar con un Sistema de Control de Gestión debidamente estructurado, pudiéndose abarcar de esta forma el pasado, presente y futuro de la organización, ya que, cada uno de los subsistemas (control económico financiero, indicadores de gestión y control presupuestario) es muy importante y fundamental para poder realizar de forma eficiente y eficaz las acciones de control de la gestión y de la estrategia. Además de lo indicado anteriormente, debemos señalar y enfatizar especialmente, qué en el desarrollo de nuestra memoria tuvimos que enfrentar innumerables dificultades, para conseguir alcanzar los objetivos propuestos en esta investigación. Dicha dificulta giro por un lado a la escasa información que tiene la empresa, por lo que, la recopilación de información significo realizar mayores esfuerzos para conseguir la información que requeríamos. Es por ello, que la información que logramos obtener fue llevada a nuestra imaginación y creatividad, con el fin de poder entender cómo se desenvuelve toda la operatoria de los sistemas al interior de la empresa. Debemos destacar aquí, que en la realización de esta actividad si bien teníamos los conceptos teóricos, la realidad a la cual nos vimos enfrentados fue muy distinta. Y por otro lado, nos vimos enfrentados al escaso tiempo que tenían los directivos y empleados de la empresa, para realizar las sesiones tanto individuales como grupales que habían sido programadas, por lo que, nos tuvimos que adaptar a los diversos horarios fijados por cada uno de ellos, para conseguir la información que requeríamos. Pero no siempre los horarios fijados por estos mismos fueron cumplidos, puesto que hubo ocasiones en que dichas reuniones fueron cambiadas a última hora. Por tanto, queremos dejar claramente expresado que en el transcurso del desarrollo de esta memoria, nos exigió y obligó a realizar un mayor esfuerzo tanto en investigación como en estudio, tiempo y dinero. Siendo esta memoria el resultado del arduo trabajo realizado alrededor de nueve meses y, que por consiguiente, no representa de ninguna manera una transcripción. Finalmente en las páginas siguientes se podrá apreciar dicha memoria con toda la información recopilada, los diversos análisis realizados a la información emanada del sistema contable y presupuestario, sus respectivas propuestas de mejoras y en su última parte se muestra la creación y el diseño del CMI con la respectiva propuesta que hacemos a la empresa Luzlinares S.A.