Levantamiento de procesos en la gestión de abastecimiento en un hospital público (Hospital Victor Ríos Ruiz de Los Ángeles)

Abstract

El abastecimiento es una de las funciones comunes básicas de cualquier organización, puesto que cada una de ellas depende -si bien en mayor o menor grado- de los materiales y suministros de otras empresas. Ninguna organización es autosuficiente.

Adicionalmente, el responsable del abastecimiento debe tener bien clara la función que cumple un elemento de compra para realizar una compra adecuada.

Otro aspecto fundamental es la selección de los proveedores, y para ello es recomendable contar con políticas claras y sobre todo objetivas. Por tratar de favorecer a alguien podemos estar poniendo en riesgo la continuidad de las operaciones.

Finalmente, está claro que el área de abastecimiento de cualquier empresa juega un rol importante, y que, sobre todo, influye de manera relevante en los costos de la misma y por consiguiente en los precios también, lo cual, a su vez, repercute en la capacidad de mantenerse en el mercado y competir.

El éxito de una empresa, creada para ofrecer productos y/ servicios en el mercado, depende en gran medida de que pueda lograr una combinación razonable de la cantidad, la calidad, la oportunidad y el costo de los bienes o servicios que produce.

También se evidencia que en los hospitales públicos en esta área de desarrollo hay mucho por avanzar y es necesario que se incorpore la tecnología de la información y la revisión profunda de sus procesos para producir cambios para el bien de sus usuarios (a); es decir la sociedad en su conjunto. El levantamiento de los procesos de un departamento clave, como lo es abastecimiento en la gestión de un hospital público de alta complejidad, nos permite concluir lo siguiente:

1)Generar una propuesta de trabajo diferente, que permite desarrollar un trabajo de equipo más armónico. 2)Servir de base con sistema ordenador de los diferentes procesos administrativos de los hospitales, como por ejemplo, finanzas, recursos humanos, sistemas logísticos, administración de las agendas médicas entre otros. 3)El levantamiento de proceso, permite además romper el paradigma de que no es posible mejorar la gestión dentro de los hospitales públicos. 4)Ser un elemento que gatille el buen funcionamiento de dichos procesos para ayudar a reducir la deuda hospitalaria 5)Ordenar los diferentes procesos y ver como se están hoy ejecutando, para tener una mejor organización del trabajo del equipo completo. 6)Evitar pérdidas de tiempo incensarios en las repeticiones de muchas actividades que se realizan y que implican costos inadecuados. 7)Mejor control de los procesos en general, evitando duplicidad de compras, y decisiones inadecuadas. 8)Reducir significativamente el proceso de compras de Trato o Contratación directa, con lo que se ajuste a la transparencia de ellos. 9)Logar un equilibrio entre el requerimiento del producto, la compra efectiva, el ingreso a bodega y el uso del mismo. 10)Reducir de manera importante los niveles de Stock de bodegas, permitiendo reducir los costos de inventarios, por exceso, perdidas por vencimiento, mantención de los mismos, entre otros. 11)Evitar ocupar espacios adicionales por niveles inadecuados de stock, que tienen usos alternativos de los mismos.