Gestión de documentos municipales

Abstract

El actual informe presenta la creación de un sistema que permita solucionar la problemática producida en las municipalidades con respecto al proceso que poseen las órdenes de compras y sus etapas. Como se tiene conocimiento, las municipalidades son entidades públicas que se encargan de la organización y satisfacción de la comuna, asegurando su participación en el progreso de los ámbitos básicos, tales como: económicos, sociales y culturales. Para adentrarse en el tema, los estudios realizados para el proyecto “Gestión de Documentos Municipales”, se extraen de la Ilustre Municipalidad de San Nicolás y se orientó al proceso y etapas que poseen las Órdenes de Compras. El proceso de la orden de compra se divide en dos etapas importantes: Cuando el departamento interesado genera una solicitud de compra, y cuando esa solicitud se convierte en una orden de compra o trabajo según corresponda. Éstas a su vez posee sub-etapas, las que son: la gestión de las solicitudes, ya sea la creación, modificación o eliminación de las solicitudes. Las autorizaciones por parte de los directores de departamentos que se encuentran asociados. La gestión de las órdenes de compra/trabajo, proveedores, entrega de servicios o productos, generación de documentos que acrediten dicho acto y finalmente los datos necesarios para realizar el pago. La idea del proyecto es abaratar los costos que se generaban al momento de realizar estos procesos, ya sea el costo en tiempo de trabajo de los funcionarios, costo de implementos, como papeles, tintas, etc. Tener conocimiento del estado de ejecución de cada documento y por sobre todo el plazo de pagos de cada orden de compra. Dado lo descrito anteriormente, es que se decide generar un sistema web que tiene por objetivo trabajar con el conjunto de etapas, permitiendo que los usuarios se identifiquen en el sistema y trabajen de una manera más organizada, administrando los tiempos y costos. Para el desarrollo del sistema de software, se trabajó con los lenguajes PHP y SQL, en conjunto con el framework de código abierto Laravel. En cuanto a la arquitectura de software, se utilizó el Modelo-Vista-Controlador que viene incorporado a Laravel, donde su finalidad es utilizar el desarrollo “Routes whit Closures” en lugar del MVC tradicional, ya que este le otorga un código más legible y claro. Gracias a los resultados de las pruebas realizadas, nos indican que la aplicación web cumple con los requerimientos y es capaz de satisfacer las necesidades de aquellos funcionarios que invierten su tiempo en las órdenes de compras.