Propuesta para la implementación de un sistema de gestión documental en la empresa International Quality Systems Ltda.

Abstract

El objetivo de este proyecto es proponer un sistema de gestión documental para la empresa IQS Ltda. con el fin de aumentar el nivel de implementación del sistema de gestión integrado, en el marco del mejoramiento continuo de este. El trabajo consistió en el estudio de los procesos administrativos de la empresa para lograr un entendimiento en profundidad de estos y poder modelarlos, determinando a partir de los modelos realizados las necesidades funcionales que se le exigirían al software seleccionado. La necesidad de implementar un sistema de gestión documental que fuese soportado vía software fue identificada al interior de la empresa como una de las conclusiones de auditorías internas realizadas al sistema de gestión integrado, y fue el gatillante para iniciar el estudio de una propuesta que analizara las características técnicas y económicas de la implementación del mencionado software. Del análisis a los departamentos que componen el área de administración y finanzas, objeto en estudio, se identifico que el nivel de implementación en el departamento de Contabilidad era de un 54%, en el departamento de Facturación y Cobranzas de un 17%, en el de Adquisiciones 62%, Pagos y Tesorería un 56%, mientras que en Recursos Humanos alcanzaba un 88%, el nivel más alto de entre los departamentos estudiados. El estudio se baso en información recogida por las auditorías internas al sistema realizadas en el mes de Junio del 2009, en la cual se concluyo como factores determinantes de la poca implementación del sistema, la entropía existente en la gestión de la información del SGI, el desconocimiento y por ende falta de seguimiento de los procedimientos, y la dispersión existente en el almacenamiento de registros e información generada. Para el levantamiento de los procesos se eligió como métodos de estudio las entrevistas con los encargados y jefes de departamento, junto con la documentación existente del SGI, lo que permitió conocer en profundidad la gestión interna del área de administración y finanzas y tener una visión global de los procesos que allí se desarrollan, se selecciono esta área de la empresa por ser la que mayor volumen de documentación genera y por el impacto que el SGI tiene en ella. En los departamento mencionados más arriba se realizo un levantamiento de los procesos considerando las responsabilidades involucradas en los procesos, la documentación gestionada y el flujo que se genera, llevando esta información a diagramas de flujo funcionales que logran representar de forma grafica para una mejor comprensión, la información recopilada. Así en base a la información recopilada, el conocimiento de los procesos, y la documentación disponible, se genero en conjunto con los jefes de departamento una serie de necesidades que se le exigirían al software a evaluar para ser seleccionado como propuesta final. La selección del software se baso en la investigación de la tecnología disponible en el mercado, llegando a una terna de evaluación, de acuerdo al nivel de cumplimiento de las necesidades establecidas. Esta terna fue sometida a una evaluación económica que se esperaba determinara el software a elegir, además se debió incluir al criterio de selección el factor cualitativo para poder realizar la selección final. Finalmente seleccionado el software de acuerdo a los criterios ya mencionados, se procedió a plantear el funcionamiento del sistema en base a las necesidades exigidas, especificando la forma en la que este cumpliría con cada una de las necesidades expuestas. De esta forma se entrega a la empresa IQS Ltda. una propuesta de un sistema de gestión documental que cumple con las necesidades establecidas y con una propuesta económica seria en base a cotizaciones reales.