Procedimientos estandarizados de las funciones realizadas por las secretarias de la Facultad Ciencias Empresariales, Universidad del Bío-Bío

Abstract

El propósito de esta investigación es conocer las funciones asignadas a las distintas secretarias que pertenecen a la Facultad de Ciencias Empresariales de la Universidad del Bío-Bío, Sede Chillán y Concepción, como así mismo los procedimientos que utilizan para desarrollo de estas, debido a que se ha observado que algunas actividades realizadas carecen de formalización y estandarización, lo que dificulta a las funcionarias, conocer y desarrollar de manera rápida y clara las labores a efectuar; consecuencia de esto, es también la diferencia existente en algunas gestiones entre las dos Sedes, con esta información se busca elaborar una Propuesta de Manual de Procedimientos que dé solución a las problemáticas detectadas y estandarice aquellas que se desarrollan con distintos procedimientos.

El Objetivo General de esta investigación es formalizar los procedimientos aplicados por las Secretarias de la Facultad Ciencias Empresariales, Universidad del Bío-Bío.

Donde se estudiará y analizará el proceso de Reclutamiento, Selección y Contratación del personal administrativo (secretaria) de la Universidad del Bío-Bío. Como también se identificarán los procedimientos aplicados por las secretarias pertenecientes a la Facultad de Ciencias Empresariales, Sede Chillán y Concepción.

Se efectuará una revisión a las descripciones de Funciones de Cargo de las Secretarias de acuerdo a lo dispuesto por la Vicerrectoría de Asuntos Económicos como también una revisión de los procedimientos aplicados por las secretarias de la Facultad de Ciencias Empresariales (Comunes y No Comunes).

El objetivo de esta investigación es proponer buenas prácticas, como por ejemplo horarios de clases, Actividad de titulación, calendario de actividades habituales por secretaria, y además crear una propuesta de manual sobre funciones y procedimientos aplicados por las secretarias de la Facultad de Ciencias Empresariales.

Para obtener información y evidencias para desarrollar el Manual de Procedimientos, las fuentes a utilizar serán:

Revisión documental de las disposiciones legales de la Universidad del Bío-Bío, para conocer el proceso de Reclutamiento, Selección, Contratación del personal administrativo (secretaria).

Aplicación de encuestas y entrevistas personales, se diagnosticarán e identificarán las labores y procedimientos realizados por las secretarias de ambas sedes (Chillán y Concepción), lo que permitirá conocer las distintas formas y alternativas de resolución de problemas que se presentan en las actividades habituales. El presente informe se compone de cinco capítulos: Capitulo I Marco Teórico; Capítulo II Sobre la Universidad del Bío-Bío; Capítulo III Diagnóstico de Funciones y Procedimientos Desarrollos por las Secretarias de la Facultad de Ciencias Empresariales, Capítulo IV Propuesta de Manual de Procedimientos. El Capítulo I contiene definiciones de conceptos generales, tales como: Puesto de Trabajo, Funciones de la Secretaria, Cargo, Manual de Procedimientos, Proceso de Reclutamiento, Selección y Contratación de Personal. El Capítulo II se encuentra compuesto por información de la Universidad del Bío-Bío y de la Facultad de Ciencias Empresariales. En el Capítulo III se efectuará el estudio y diagnóstico de las funciones y procedimientos desarrollados por las secretarias, a través de entrevistas, revisión documental de información publicada en la Vicerrectoría de Asuntos Económicos, y además de la aplicación de una encuesta a la funcionarias. El Capítulo IV presentará una Propuesta de Manual de Procedimientos para estandarizar el desarrollo de las tareas de acuerdo a las funciones asignadas a las secretarias de la Facultad de Ciencias Empresariales. Finalmente, con este trabajo se espera entregar una herramienta de apoyo que explique paso a paso el desarrollo de las distintas actividades que están asociadas al cargo que desempeña la secretaria dentro de la Facultad de Ciencias Empresariales de la Universidad del Bío-Bío.