Evaluación según modelo COSO III del control interno administrativo de la Dirección de Desarrollo Estudiantil de la Universidad del Bío-Bío

Abstract

Toda organización se ve amenazada por los fraudes, la ilegalidad, la inconveniencia y la falta de eficiencia en el uso de los recursos, en la actualidad podemos conocer casos en los que los empresarios se ven afectados por este tipo de situaciones que se escapan de sus manos, ya sea porque delegan las funciones al personal y no están en constante monitoreo o porque se descuidan viendo lejano el hecho de que esto les pueda suceder. Debido a que estos sucesos se han hecho tan comunes, quienes administran las empresas se han visto en la obligación de adoptar medidas para prevenirlos, desconociendo en gran parte cuales son los motivos o los “descuidos” que derivan a estos acontecimientos. Sabemos que en algunas organizaciones existen controles establecidos y son respetados por todos quienes participan de las actividades diarias de la empresa, pero hay otras en las que no son tomados en cuenta ni se respetan o simplemente hay otras que no cuentan con controles establecidos, lo que hace que sus procedimientos sean mucho más riesgosos. Conocemos que toda empresa u organización en su comienzo debe fijar claramente sus objetivos para poder funcionar de acuerdo a lo que pretenden conseguir en el tiempo, y es ahí donde se realizan las actividades de planeación, organización, dirección, ejecución y control. Las acciones mencionadas son las que hacen necesario contar con un Sistema de Control Interno. Al pasar el tiempo han surgido diversas definiciones y conceptos que hasta ahora se han venido utilizando para este tema, pero todo esto hasta que la Comisión Treadway en Estados Unidos, decide formar un grupo de trabajo en el año 1985 con el objetivo de definir un marco conceptual de Control Interno capaz de concentrar todas las definiciones y conceptos conocidos hasta ese entonces. Recién en el año 1992 en Estados Unidos, la Comisión decide emitir el informe COSO I sobre Control Interno, el cual ha tenido dos actualizaciones posteriores en el año 2004 (COSO II) y el último publicado en el año 2013 (COSO III) en el cual nos basaremos para la presente investigación. Según lo indicado por la Comisión en dichos informes, éstos pueden ser aplicables a todo tipo de organización sin importar su tamaño, o si es pública o privada, o si trabaja con o sin fines de lucro. Es por esto que toda institución debe dar importancia a esta área para el funcionamiento de sus actividades administrativas. Para realizar la investigación nos percatamos que la Universidad del Bío - Bío, como institución pública, cuenta con encargados de control interno que le han permitido tener un adecuado control de sus innumerables actividades, no obstante, aquellos controles están dirigidos en gran manera a las actividades académicas, y sabemos que toda Universidad cuenta con un sinnúmero de actividades extras que también deben ser controladas. La Universidad del Bío – Bío cuenta con un departamento dirigido a apoyar al estudiante dentro de su permanencia en la Universidad, el cual es la Dirección de Desarrollo Estudiantil, que está conformada por 5 sub-departamentos: 1) Departamento de Bienestar Estudiantil. 2) Departamento de Arte, Cultura y Comunicación. 3) Departamento de Salud. 4) Departamento de Actividad Física, Deporte y Recreación. 5) Programa de Tutores. La Dirección de Desarrollo Estudiantil cumple un rol fundamental dentro del desarrollo de las actividades de la Universidad, por ende, sus procedimientos administrativos merecen ser analizados y controlados de una manera eficiente, para así mejorar la calidad de ayuda que le entregan a los estudiantes. La presente investigación muestra en detalle los principales procedimientos administrativos realizados por la Dirección de Desarrollo Estudiantil, y posteriormente veremos su respectiva evaluación tomando en cuenta los conceptos y componentes del modelo COSO III.