Evaluación sistema de control interno INIA Quilamapu

Abstract

La investigación científica y transferencia de tecnología es un área muy poco explorada en nuestro país, debido a los últimos pasos que se han dado en integración internacional, ya sea en materia económica, ideológica, cultural, entre otros, se ha provocado un mayor interés en desarrollar esta área. Además nuestra región, en el ámbito silvoagropecuario es muy relevante en el país, representando el 10% de la superficie agrícola, el 45% de la superficie de plantaciones forestales, el 17% de los suelos regados y el 18% de las exportaciones agrícolas nacionales (Fuente INE, 2003). Sumadas estas dos características, hacen que el futuro, tanto de la región como del país, estén dirigidos a mejorar el sector silvoagropecuario, ya que al ser un bien natural renovable, pueden llegar a ser un sostén económico, impulsando a Chile como una potencia agroalimentaria a nivel mundial. Con el fin de poder lograrlo, es que se deben desarrollar nuevas tecnologías, alcanzando avances sustantivos en este ámbito, los cuales deben llegar a todos los entes del sector, mejorando la eficiencia de los mismos y una mejor calidad de vida. Esta es una de las razones de la existencia del Instituto Nacional de Investigación Agropecuaria, que busca satisfacer la necesidad de conocimiento y tecnologías, fortaleciendo la seguridad y calidad alimentaría de la población, contribuyendo a que los agricultores mejoren la competitividad de la producción agropecuaria nacional de manera sustentable en el tiempo. Por otra parte, nos encontramos que al ser una corporación privada sin lucro, se financia mayoritariamente con los recursos obtenidos en proyectos adjudicados, los cuales deben ser administrados eficaz y eficientemente para lograr un mayor desarrollo de la institución. Es aquí donde toma importancia la forma de como la entidad enfrenta los diferentes factores, ya sean negativos o positivos, provenientes de la propia institución o de su entorno que podrían afectar directa o indirectamente el correcto funcionamiento y desempeño de la empresa. Para ello, es que la dirección debe diseñar un Sistema de Control Interno, de acuerdo a sus particulares características y necesidades de información que requiera. Por el contrario, la inexistencia de un sistema o uno mal diseñado y/o implementado, puede provocar un desempeño deficiente, malas prácticas del recurso humano, manejo inadecuado de la información, y por ende, toma de decisiones inapropiadas o desfasadas. INIA Quilamapu, que será la Institución objeto de esta Memoria, presente hace más de 40 años en la región del Bío Bío, posee un Sistema de Control Interno, el cual analizaremos en su totalidad con el fin de desarrollar una evaluación del mismo, detectando tanto sus fortalezas como debilidades. De lo anteriormente expresado, se desprende nuestro objetivo general para esta Memoria, el “señalar a la Dirección la importancia, conveniencia y obligación de diseñar e implementar un adecuado Sistema de Control Interno el cual se debe desarrollar, revisar constantemente y fortalecer a fin de poder desarrollar sus actividades de manera eficaz y eficiente”. De esta misma manera y con el propósito de cumplir esta gran tarea, nos hemos planteado diversos objetivos específicos que son: 1.Establecer si los diferentes factores del entorno de control presentes de manera formal o informal en INIA Quilamapu, y las características de este, son concordantes con la teoría. 2.Identificar las políticas y procedimientos establecidos por la dirección, realizando una evaluación de su implementación. Posteriormente desarrollar una actualización y/o mejora de aquellos que se encuentren obsoletos. 3.Analizar la forma, oportunidad, exactitud y accesibilidad de la información interna y externa, y los diferentes canales establecidos para la comunicación entre los departamentos, considerando si ellos permiten el cumplimiento de objetivos. 4.Comprobar la existencia de una supervisión del Sistema de Control Interno, su funcionamiento, la calidad de su rendimiento, la aplicación de las actividades, alcance y el diseño de los controles. 5.Corroborar la existencia formal de un Sistema Contable que permita cumplir con los objetivos institucionales. Por otra parte, la metodología utilizada en nuestro caso es la establecida en el Informe de Nuevos Conceptos de Control Interno, en el cual se describe al Control Interno como un proceso que consta de cinco componentes interrelacionados derivados e integrados con el proceso de dirección. El primero de ellos es el “Entorno de Control” que es la forma de ser de la empresa y como funciona, siendo la base de los demás componentes del control interno. Luego encontramos la “Evaluación de Riesgos”, donde se identifican, clasifican y ponderar los riesgos tanto internos como externos que pueden afectar la consecución de los objetivos. A continuación encontramos las “Actividades de Control” siendo las Políticas y Procedimientos que desarrolla la empresa para la consecución de sus objetivos. Posteriormente, se sigue con la “Información y Comunicación donde se identifican los canales de información y las características que esta debe contemplar. Y para finalizar, la “Supervisión” donde se comprueba el adecuado funcionamiento del Sistema de Control durante el tiempo. Para lograr esto, es que se ejecutaron visitas a la Institución, donde se logró obtener la información necesaria desde los ejecutivos hasta trabajadores de diferentes áreas, observar en terreno, tanto los procedimientos como las funciones que cumplen los trabajadores, revisar los diferentes documentos, datos e información y la forma como estos son manejados. Toda esta información que se recolectó, se pone a disposición del lector en el primer capítulo de la Memoria, que se denomina “Situación Actual de la Empresa”. Para el segundo y tercer capítulo, donde se evalúa el sistema de control interno y se sugieren pautas para su mejoramiento, se utilizó tanto el conocimiento y experiencias personales, como la teoría proveniente del Informe COSO y otras bases teóricas.