Evaluación de la creación de una dirección de logística en la Universidad del Bío-Bío

Abstract

Según el Consejo de los Profesionales de la Cadena de Abastecimiento (CSCMP), la palabra logística nace como el proceso de planear, implementar y controlar procedimientos para el transporte y almacenaje eficientes y efectivos de bienes, servicios e información relacionada, desde el punto de origen hasta el punto de consumo con el propósito de satisfacer los requerimientos del cliente. En la antigüedad se consideraba que este concepto en la práctica era inexistente, sin embargo, con la finalidad de poder desarrollar nuevas y mejores prácticas para cumplir con las exigencias de los clientes en el tiempo, se hizo cada vez más indispensable para las empresas públicas y privadas. Siendo así un principal indicador de satisfacción para el cliente. La Universidad del Bío-Bío en su búsqueda constante por la eficiencia y eficacia, tanto en la gestión administrativa como académica, se ha preocupado de cumplir con normas de calidad como la ISO 9001:2008, estando actualmente certificada por dicha norma. Adoptar esta norma implica declarar una política de calidad. Y dentro de estos objetivos hay dos cuya definición está directamente relacionada con la logística. El primer objetivo dice “Gestionar y administrar eficientemente el recurso financiero de la Universidad del Bío-Bío, dotando a todas las unidades de este recurso en forma oportuna y racional para el desarrollo de sus actividades.” Y el segundo objetivo “Gestionar los requerimientos de las distintas unidades universitarias en lo relacionado con la adquisición de bienes y servicios, su control y aseguramiento, brindando satisfacción a sus usuarios mediante la oportunidad y pertinencia en los servicios”. Ambos entonces se refieren a la gestión y administración eficiente de los recursos destinados a la adquisición de bienes y servicios, para satisfacer tanto a usuarios internos como externos. El Rector de la Universidad Doctor Héctor Gaete Feres en su programa de gobierno universitario, ha manifestado su inquietud respecto a los cambios que se están produciendo en la educación superior chilena, lo que constituye el principal desafío para la Universidad y la obligación de maximizar su eficiencia tanto académica como administrativa. Esto supone un terreno fértil para proponer la creación de una Dirección de Logística. En cuanto a la situación actual de la institución, en relación a la estructura organizativa, se pueden apreciar dos direcciones que cumplen con las áreas asociadas a la logística. Por una parte la Dirección de Administración y Presupuesto en Chillán, y por otra parte la Dirección de Finanzas y Administración en Concepción. Ambas con dependencia de la Vicerrectoría de Asuntos Económicos. Dada esta información queda latente la necesidad de evaluar la factibilidad de crear una Dirección de Logística en la Universidad del Bío-Bío. Es por esto que el objetivo de este informe es evaluar la factibilidad de la creación de una Dirección de Logística en la Universidad del Bío-Bío, y para eso Proponer un rediseño de la estructura organizacional de la Vicerrectoría de Asuntos Económicos, considerando esta Dirección. Para llevar a cabo el informe se desarrollarán cuatro capítulos. En el primer Capítulo se dará a conocer el marco teórico de la función logística, su alcance y propósito, para entender cómo a partir de una buena gestión logística se logra crear una ventaja competitiva para una organización, sea esta privada o pública, como es el caso de la Universidad del Bìo-Bio. En el segundo Capítulo se describe la estructura de la Universidad del Bío-Bío, fundamentalmente la referida a la Vicerrectoría de Asuntos Económicos, y dentro de ella las distintas reparticiones que la componen. Lo que se busca es identificar las reparticiones involucradas en el proceso logístico. En el tercer Capítulo se hace un levantamiento de la situación actual de los procesos logísticos en la Universidad del Bío-Bío, fundamentalmente los referidos a solicitudes de compra de bienes y servicios, y solicitudes de mantención. Para esto se analizan encuestas de satisfacción de usuarios e indicadores aplicados y calculados por el Dpto. de Normalización y Certificación, los que junto a una encuesta direccionada a las autoridades de las reparticiones de la VRAE involucradas en el proceso logístico, sirven de diagnóstico para la formulación y evaluación de la propuesta de la creación de una Dirección de Logística. En el cuarto y último Capítulo, se presenta y evalúa económicamente la propuesta de creación de una Dirección de Logística en la Universidad del Bío-Bío.